در این جا می خواهم چند نکته در مورد آداب دعوت از سخنران بگویم:
الف) همواره باید در نظر داشته باشید که وقت سخنران ارزشمند است. تدارک یک سخنرانی مناسب وقت زیادی از یک سخنران می گیرد. برای تدارک یک سخنرانی یک ساعته حداقل دو روز وقت لازم است (در بسیاری موارد بسی بیشتر). باید حداقل یک ماه قبل از سخنرانی از سخنران دعوت به عمل آید. چند روز قبل از سخنرانی نیز دوباره برای یادآوری و هماهنگی های لازم باید با سخنران تماس گرفته شود.
ب) باید به سخنران توضیح دهید که سطح معلومات شرکت کنندگان در چه حد است. باید صادقانه و تا حد امکان دقیق برای سخنران توضیح دهید که شرکت کنندگان چه چیزهایی از قبل می دانند و شما انتظار دارید چه نوع معلوماتی پس از شرکت در سخنرانی به دست آورند. نباید از این که این موضوعات را تشریح می کنید احساس خجالت کنید. سخنران (اگر آدم معقول و منطقی ای باشد) از این کار شما استقبال می کند. در واقع بیشتر سخنران ها خود سئوال می کنند که شرکت کنندگان چه چیزهایی از قبل می دانند و انتظار دارند چه چیزهایی یاد بگیرند. این اطلاعات باعث می شود که سخنران مطالب مفیدتری را آماده کند. اگر بخواهیم "کلاس بگذاریم" و سطح معلومات شنوندگان را بالاتر از آن چه که واقعا هست نشان دهیم، سخنرانی را چنان سطح بالا ارائه خواهد کرد که کسی چیزی نخواهد فهمید. اگر بیجا تعارف کنیم و بگوییم ما هیچ نمی دانیم، سطح سخنرانی را چنان ابتدایی تنظیم می کند که حوصله همه سر می رود. صداقت و راستگویی مانند همیشه بهترین در این مورد هم بهترین سیاست است.
ج) باید سئوالات سخنران را قبل از دعوت به دقت پاسخ دهیم. بی پاسخ گذاشتن ای-میل ها و پیغام ها دور از نزاکت است! اگر جواب پرسش او را نمی دانیم باز هم باید جواب او را بلافاصله بدهیم. البته هیچ اشکالی ندارد که بگوییم من هنوز جواب شما را نمی دانم، سئوال می کنم و پاسخ می دهم. اشکالی ندارد که چنین جوابی دهید "با عرض معذرت من حالا نمی توانم جواب دهم چون این روزها سرم شلوغ است. وقتی سرم خلوت تر شد در اسرع وقت پی گیری می کنم." اما ای-میل را بی پاسخ نگذارید. شخص باید بداند آیا شما ای-میل را دیده اید یا خیر. بی تکلیف نگاه داشتن او به معنای عدم درک ارزش وقت وی و بی نظمی و بی مسئولیتی است. اگر بناست این سخنرانی سرآغاز یک همکاری جدی شود، جواب ندادن ای-میل و یا دیر جواب دادن او را از همراهی و همکاری دلسرد می کند.
الف) همواره باید در نظر داشته باشید که وقت سخنران ارزشمند است. تدارک یک سخنرانی مناسب وقت زیادی از یک سخنران می گیرد. برای تدارک یک سخنرانی یک ساعته حداقل دو روز وقت لازم است (در بسیاری موارد بسی بیشتر). باید حداقل یک ماه قبل از سخنرانی از سخنران دعوت به عمل آید. چند روز قبل از سخنرانی نیز دوباره برای یادآوری و هماهنگی های لازم باید با سخنران تماس گرفته شود.
ب) باید به سخنران توضیح دهید که سطح معلومات شرکت کنندگان در چه حد است. باید صادقانه و تا حد امکان دقیق برای سخنران توضیح دهید که شرکت کنندگان چه چیزهایی از قبل می دانند و شما انتظار دارید چه نوع معلوماتی پس از شرکت در سخنرانی به دست آورند. نباید از این که این موضوعات را تشریح می کنید احساس خجالت کنید. سخنران (اگر آدم معقول و منطقی ای باشد) از این کار شما استقبال می کند. در واقع بیشتر سخنران ها خود سئوال می کنند که شرکت کنندگان چه چیزهایی از قبل می دانند و انتظار دارند چه چیزهایی یاد بگیرند. این اطلاعات باعث می شود که سخنران مطالب مفیدتری را آماده کند. اگر بخواهیم "کلاس بگذاریم" و سطح معلومات شنوندگان را بالاتر از آن چه که واقعا هست نشان دهیم، سخنرانی را چنان سطح بالا ارائه خواهد کرد که کسی چیزی نخواهد فهمید. اگر بیجا تعارف کنیم و بگوییم ما هیچ نمی دانیم، سطح سخنرانی را چنان ابتدایی تنظیم می کند که حوصله همه سر می رود. صداقت و راستگویی مانند همیشه بهترین در این مورد هم بهترین سیاست است.
ج) باید سئوالات سخنران را قبل از دعوت به دقت پاسخ دهیم. بی پاسخ گذاشتن ای-میل ها و پیغام ها دور از نزاکت است! اگر جواب پرسش او را نمی دانیم باز هم باید جواب او را بلافاصله بدهیم. البته هیچ اشکالی ندارد که بگوییم من هنوز جواب شما را نمی دانم، سئوال می کنم و پاسخ می دهم. اشکالی ندارد که چنین جوابی دهید "با عرض معذرت من حالا نمی توانم جواب دهم چون این روزها سرم شلوغ است. وقتی سرم خلوت تر شد در اسرع وقت پی گیری می کنم." اما ای-میل را بی پاسخ نگذارید. شخص باید بداند آیا شما ای-میل را دیده اید یا خیر. بی تکلیف نگاه داشتن او به معنای عدم درک ارزش وقت وی و بی نظمی و بی مسئولیتی است. اگر بناست این سخنرانی سرآغاز یک همکاری جدی شود، جواب ندادن ای-میل و یا دیر جواب دادن او را از همراهی و همکاری دلسرد می کند.
د) در تعیین زمان سخنرانی تا جایی که امکان انعطاف نشان دهید تا برای سخنران زحمت کمتری پیش آید.
۷ نظر:
خیلی جالب و مفید بود.ممنون
قدر و ارزش این نوشته‌های بسیار خوب شما را می‌دانم و به شما در راهی که پیش گرفته‌اید تبریک می‌گویم.
پخش سرفصل ها-اسلایدها و ...بصورت هاردکپی در بین حضار بنظرم از وظایف تدارک دهنده هاست.که خیلیا اهمیت نمی دن .گاهی بعضیا آنلاین روز قبل در دست رس میزارن که خیلی خوبه.اینطوری سبب می شه مستمع صاحب سخن را بر سر ذوق آورد.
در برگزاری سمینار و همایش و غیره یک سری نکات است که باید در نظر گرفته شود. یک سری دیگر هم هست که برگزار کننده بنا به سلیقه خود و امکاناتی که در اختیار دارد در نظر می گیرد.
به یاد داشته باشید که
من اینجا نکاتی را بر می شمارم که هم به درد دانشگاه ها بخورد و هم به درد دعوت سخنران برای بالا بردن سطح آگاهی عمومی در مدارس و فرهنگسراها و ....
طبعا روی نکاتی می خواهم انگشت بگذارم که در یک دبیرستان در شهر خوی و یا دانشگاه آزاد یکی از شهرهای کوچک کنار دریاچه ارومیه هم قابل اجرا باشد.
خوی را نام بردم چون منجوق آنجا خواننده دارد
در پژوهشگاه که امکانات به نسبت بیشتری داریم برای بهتر شدن برنامه تدارکات بیشتری می چینیم.
نمی خواهم اینجا چیزی بگویم و استاندارد ها را آن قدر بالا ببرم که دانش آموزی که در یک دبیرستان در شهری کوچکی درس می خواند از این که با اجازه و با هماهنگی با مدیر و دیگر مسئولان مدرسه سخنران دعوت کند یا نمایشگاهی ترتیب دهد دلسرد شود
یکی از مشکلاتی که من در بر گزاری همایش در ایران داشتم آن بود که همکاران (متاسفانه به خصوص همکارانی که رئیس من به حساب می آمدند تعداد همایش های بین المللی ای که دیده بود بسیار محدود بود. در زمانی که آنها دکتری می گرفتند همایش ها خیلی کمتر و کم تنوع تر بودند. بعد ها هم خیلی کمتر در همایش ها شرکت جدی کرده بودند. به همایش ها رفته بودنداما نه به صورت یک شرکت کننده فعال که سمینار می دهد و سمینارهارا به جدیت دنبال می کند.
گمان می کردند که شیوه برگزاری آن یکی دو همایشی که دیده اند "وحی منزل" است.
اصلا درک نمی کردند که هر کدام از رسومی که آنان بیست سال پیش در همایشی دیده اند حکمتی داشت. وقتی شرایط عوض شده آن رسم دیگر معنی ندارد.
به علاوه همایش ها انواع و اقسام دارند "مدرسه، سمپوزیم، کارگاه، کنفرانس و... هر کدام از این گردهمایی ها آداب خود را دارند. این استادان عزیز یک سمپوزیم در بیست سال پیش دیده بودند و گمان می کردند در برگزاری یک مدرسه باید مو به مو از انها تقلید کنیم! آخه آن همایشی که انان دیده بودند "خارجی" بود!
یک بار تو زمینه عمران من شمردم سه سال پیش حدود 250 تا همایش و... برگزار شده.که چون تو بعضیاش شرکت کردم می تونم بگم خیلی هاش تکلیفی بوده برای صرف بودجه پژوهشی ولذا مزخرف واینکه کارمندای دولتی دستگاه های مرتبط یک ماموریتی بگیرند و یک شام و نهاری بخورند.و صد البته که برگزارکنند گان مسول وقت وبودجه تلف شده از ملت و بیت المال هستند. بعد مثلا یادمه دانشگاه آزاد یکی از شهرهای بسیار کوچک مرزی همایشی در سطح ملی (همایش ملی ....)زده بود در یکی از مضوعات های تک که فقط تو 3 دانشگاه بصورت محدود در تحصیلات تکمیلی مورد بحث قرار می گیره.برگزار کنندش دفتر فرهنگ اسلامی و کمیته دانشجویی عمران دانشگاهه بود و پسترش رو همه جا پخش کردند.البته خیلی این همایش ها و... معمولا برگزار نمی شن واگر برگزار شن تکلیف معلومه اما نمی دونم چه اصراریه برای انتخاب عناوین گنده.همونو یک کارگاه نصفه روزه آموزشی آشنایی می زدن واشه بچه هاشون مفید تر بود.احتمالا تو رشته های شما این چیزا کمتره.
اين نكات رو من هم رعيات كردمن به عنوان برگزار كننده چند كارگاه و سمينار چند سال پيش و همه چيز خوب برگزار شد. در مورد فرهنگسراها هم با دوستانم در نجوم آماتوري مدتهاست برنامه داريم كه دقيقاً نقطه‌ي كليدي و حساس آگاهي عمومي است و متأسفانه هنوز ضعفهاي زيادي وجود دارد. دانش‌آموزان در قالب پژوهشكده‌هايي كه مدتي است راه افتاده مي‌توانند با برنامه‌ي مدون محيط خوبي را تجربه كنند و كم هستند مسئولان چنين مكانهايي كه افراد زبده در اين حيطه رو دعوت كنند و صرفاً به اجراي تكليفي بسنده مي‌كنند و كار خراب ميشود و بچه‌ها حتي از موضوعات مورد بحث زده مي‌شوند. و برآورده كردن خواستهاي بچه‌ها واقعاً سخت است. بايد به روز بود و از آموزش فعال و استفاده از مباحث و گاهي شوخيهاي مرتبط جالب استفاده كرد. اين البته جزو آداب خود سخنران و نه ميزبان است. جايي الان دارم تجربه‌اي رو شروع مي‌كنم با نشون دادن ابعاد عالم موفق شدم بچه‌هاي گاهاً شيطون رو جذب كنم. از من خواسته سده بود اولين جلسه رو برگزار كنم تا من رو معرفي كنند به عنوان مدرس نجوم و دقيقاً آخرين گزينه رو انتخاب كردم. همين اسلايدهاي ابعاد عالم! با وجود كيفيت پايين تصاوير به شكل عجيبي بچه‌ها همگي مجذوب شدند. گاهي احساس مي‌كنم چقد بايد از نياز حضار آگاه باشم بجاي خواست خودم در ارائه‌ي مطالب. در مورد سمينارهاي تخصصي و نيمه تخصصي براي دانشگاهيان اصلاً مشكلي نيست. هرچند همون نياز شهودي بودن و ابهت يا شوخ طبع بودن سخنران خيلي مؤثر است تا سخنراني خوب پيش برود. خود من دوست دارم بيشتر در زمينه‌ي معرفي عام فيزيك كار كنم در كنار كارهاي تخصصي. بسيار به خود من در محك زدن خودم از مفاهيم بنيادي فيزيك كمك ميكنه. باز هم ياد سخنراني‌هاي فاينمن بزرگ مي افتم و به همين دليل خيلي دوست دارم روزي در حدي باشم كه چيزي شبيه اون سخنراني‌ها نه الزاماً در موضوعات پايه ارائه كنم چون حجت رو فاينمن تمام كرده.
فاينمن در جواب سؤال اينكه براي نوبل جواب ساده ولي عميقي داد: ما فيزيك رو مي‌فهميم. كه مشخصاً به همون معلم بودن و اعتقاد يادگيري بيشتر از تدريس و ازائه مطلب بود.
در مورد همايشها و استاندارد بودن از هر لحاظ خوشبختانه الان خيلي بهتر از چند سال گذشته شده و كم كم تعداد و كيفيت آنها زياد ميشود. حضور اساتيد خارجي و كارگاه‌هاي بين‌المللي و حضور در اونها تأثير خوبي داشته (تنها نظر مثبت من!).
ارسال یک نظر