دو نکته ی دیگر درباره دعوت از سخنران

ممکن است علاقه مند باشیم که سخنرانی دعوت کنیم که محل اقامت او بسیار دور است و ما بودجه کافی برای پرداخت هزینه سفر او نداریم (یا اصلا هیچ گونه بودجه ای برای پرداخت هزینه سفر نداریم). بسیار مرسوم است که در این موقع به سخنران ای-میل می فرستند و می گویند که ما علاقه مند به شنیدن سخنرانی او در فلان موضوع هستیم. به او می گویند اگر شما به این نزدیکی ها تشریف می آورید خیلی ممنون می شویم که به موسسه (مدرسه، دانشگاه، پژوهشگاه و...) ما نیز تشریف بیاورید و سمیناری ارائه دهید. می توانید از او بخواهید که درصورت قصد سفر به نزدیکی ها ی محل موسسه شما به شما خبر دهد. این کار خیلی مرسوم است. مثلا خیلی از همکاران در اروپا به من ای-میل می فرستند و می گویند در صورتی که به اروپا می آیی به ما خبر بده. ما بودجه کافی برای پرداخت هزینه سفر تو را از ایران نداریم ولی هزینه سفر تو را در داخل اروپا تقبل می کنیم.
نباید به خاطر کمبود امکانات مالی از دعوت سخنران شرمنده باشیم. اما وظیفه داریم شرایط را و این که چه مقدار از هزینه را می توانیم پرداخت توضیح دهیم تا سخنران خود بتواند تصمیم بگیرد و ببیند آیا می تواند ترتیبی دهد که با هزینه کم سفر را امکان پذیر سازد یا خیر.

گاهی اوقات اتفاق می افتد که یک شخص یا موسسه هزینه سفر شخصی را می بپردازد و ما هم علاقه مند هستیم که از فرصت استفاده کنیم و بخواهیم در کنار آن، برای ما هم سمینار ی ارائه دهد. این کار علی الاصول کار خوبی است اما باید با هماهنگی میزبان اصلی که هزینه ها را تقبل کرده و
زحمت هماهنگی ها را کشیده (بله! همه ی این هماهنگی ها وقت و فکر زیادی می گیرند) باشد. در غیر این صورت یک نوع حقه بازی و دودوزه بازی است. از آن نوع دودوزه بازی هایی است که تنها یک آدم کم هوش به دنبال آن می رود. چرا؟! خوب واضح است! آن سخنران از راه دور می آید چند روزی می ماند و آن گاه می رود. اگر با این دودوزه بازی ها آدم، همکار و یا آشنایی را که در همسایگی خود است آزرده سازد، در دراز مدت خود ضرر می بیند.
دعوت یک سخنران -به خصوص سخنران خارجی- (به خصوص مسن)، صدها مسئولیت دارد. اگر تصادف کرد میزبان باید برود مسایل را حل کند. اگر مریض شد همین طور. اگر پاسپورت ومدارکش را گم کرد همین طور. اگر کیف پول او را زدند باز همین میزبان باید برود و پی گیری کند. امیدوارم این توضیحات روشن کند چرا یک نفر که همه زحمت ها و هزینه ها و مسئولیت ها را بر عهده می گیرد انتظار دارد برای دعوت مهمان او به جای دیگر با او هماهنگی شود. در واقع در این گونه هماهنگی ها مشخص می شود که هر کس کدام بخش از مسئولیت را بر عهده می گیرد. آیا میزبان اصلی برای مهمان برنامه ی دیگری دارد یا ندارد و....